格安電話代行・電話秘書・秘書代行 平日専門だからできる安心の低価格!
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会社案内
■本社
〒294-0045
千葉県館山市北条1858-7 高山ビル3F
TEL : 0120-730-690
FAX : 0470-30-8272

サービス内容

こだわりと特徴

項目 内容
オペレータの品質
格安電話代行というと在宅オペレータを利用している会社もございますが、弊社では、社内できちんとした電話応対の教育を受けた専任スタッフが応対しております。在宅オペレータの場合、電話口からお子さんの声がお取引先様に聞こえるようなこともあると伺っております。電話代行で一番重要なのは、電話オペレータの品質だと考えております。
話中の低減と人員
お客様の取引先からの1日電話件数、ある時間帯の同時通話の数、それに対しての人員配置、オペレータが急な休みの時の代替人員の確保、電話オペレータの声質、通販受付とかはせず電話代行専門に特化など、日々ひとつひとつの努力を積み重ねております。 これ以上価格を落としたら「この品質は保てない」というぎりぎりの価格設定になっております。
用件自体も伺います
単なる取り次ぎではなく、電話をかけてこられたお取引先様が「鈴木さんに伝言をお願いします」とお話された場合は、用件をお伺いし、その内容をメールにてご連絡さしあげます。お客様は連絡内容の重要性や緊急度を事前に把握できるので、その後のお客様とお取引先様との会話もスムーズになり、よりいっそうビジネスチャンスが広がると思います。但し、こちらから「どんな要件ですか?」と積極的に聞くようなことはしないようにしております。お客様によっては、事務員には言いたくないこともあるでしょうし、また聞いてそれを担当者に伝えることで、微妙な行き違いが発生することもあるからです。やはり本来は直接お話された方が間違いないと考えています。
メール登録無制限
担当者のメールアドレスの登録数に制限はありません。用件によって担当スタッフが違う場合など、個別にメールすることもできますし、担当者全員に同時メールすることもできます。ご要望に柔軟にお応えします。
設定変更費用も無料
担当者のメールアドレスが変わった、担当者が増えた、担当者が退社したなど、申し込み後の登録追加・変更も何度でも無料です。登録変更の処理も即日行っております。もちろん、入会金・保証金・初期設定費用も必要ございません。月額費用とコールオーバー費用以外は発生いたしません。
お客様の情報
きめ細かい電話応対をするために、電話代行申込時に、事前の基本情報として「最初に電話に出るときの文言」、「重要な取引先会社の名称」、「本店・支店住所」、「業種」などをお伺いし、パソコンに登録しております。電話を受け付けた際は、その内容を見ながら対応いたしますので、お客様のビジネスに合った応対ができます。
連絡のスピード
お取引先様からの伝言は、直ちにお客様にメール送信しております。内容をまとめ、メールの文章を見直してからお送りいたしますので、多少時間はかかりますが、ほぼ10分以内にメール送信をしております。ただし、お取引先様の用件が、至急連絡ほしい、クレームのたぐいの場合は、直ちにメール連絡いたします。
担当者の不在連絡
担当者が長期で不在の場合等は事前にご連絡いただければ、お取引先からの電話の際、「何日以降にご連絡いたします」等のご指定の内容にて説明いたします。
勧誘電話の取り扱い
勧誘・セールスの勧誘電話については、コールにカウントしておりません。また、明らかな勧誘電話につきましては、メールでの報告もしないようにし、お客様がビジネスに集中できるようにしております。尚、「自分で判断するので念のため勧誘電話もメールしてもらいたい」というお客様にはメール送信しております。
費用をいただきません
電話代行を1ヶ月間ご利用いただき、ご満足頂けなかったら費用をいただきません。また先入金の場合は返金いたします。
クレジットカード利用
電話代行サービスご利用のお支払いは、1ヶ月ご利用したのち請求書をお送りいたしますので、お客様の口座から自動引き落とし、クレジットカード決済にてお支払いただけます。口座引き落とし・クレジットカード決済の場合は振り込み手数料は弊社が負担いたします。尚、開始をお急ぎの方で口座引き落としを選択された方は、1ヶ月分の基本料を振り込みしていただくことで開始ができます。口座引き落としが開始されるまでは銀行振り込みとなります。
バックアップ体制
災害時、電話秘書代行コールセンターが利用できなくなった時のため、別の離れた地域に同じ電話交換機・電話機・コンピュータシステム・バックアップデータを用意してございます。それは、お客様へ安心、安全を提供するためです。そのため、地震・火災・その他天災時でも、早急に復旧が可能です。
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電話秘書代行サービス料金表

●定額コース 月〜金コース9:00〜18:00まで受付 (価格は消費税抜きです)
コース 月額基本料 コール回数 コールオーバー
ゆったり40コース 5,000円 40コールまで 1コール100円
おすすめ25コース 4,500円 25コールまで 1コール100円
おてがる10コース 4,000円 10コールまで 1コール100円

●オプション
東京03から始まる
専用番号利用
月額 1,000円
携帯電話呼び出し
(口頭にて連絡)
1台月額 2,000円
(メール連絡だけで良い場合は必要ございません)

【電話秘書代行サービス内容】

  • 御社のお客様からの電話を御社名で受付し
    「申し訳ございませんが、 ただいま担当の者が外出しておりますので、
    連絡をとりまして 折り返しご連絡させていただきますが、よろしいでしょうか?」
    と応対し、ご連絡先の電話番号をうかがいまして、 最後に
    「よろしくお願い致します。」
    と丁重に対応するように心がけております。
    その際、御社のお客様の電話が
    「鈴木さんいらっしゃいますか?」
    と 担当の名前を指定してきた場合は
    「申し訳ございませんが、鈴木はただいま外出しておりますので...」
    と名前を復唱して対応致します。
  • 電話代行の対応の随時連絡は、お客様へのパソコンまたは携帯電話へ
    のメールに送信連絡いたします。同一企業で複数名の登録も可能です。
    例えばA様宛のお電話の内容を全員へメールで送る等も対応しております。
    (申し訳ございませんが、携帯電話へ直接こちらから電話をかけて口頭での
    ご連絡はオプションとなります。)
  • 入会金・ 初期登録費用等、初期費用は無料となっております。
    弊社でお客様の電話番号をご用意いたします。
    お客様には、ボイスワープによる転送のお手続き・設定のみをお願いしております。
  • お客様の電話を弊社に転送するのではなく、弊社の電話番号で直接電話を受ける
    場合は、050から始まる番号になりますのでご了承ください。
  • 弊社では転送された電話では、詳細なご用件につきましては極力伺わないように
    しております。 伺っても弊社では対応できないものがほとんどですので、
    お電話くださった方が私共と、 実際の御社のご担当者様に2回同じ事を話さなければいけなくなるという重複を避けたいと考えております。
    (電話をかけてきてくださったお客様に失礼だと考えております。)
    しかしながら、お話の流れの中で、「伝言をお願いします。」という事も多々ございますので、その場合は伝言をお受けしてそれをご担当者様へメールでお伝えするという事は、
    臨機応変に対応させていただいております。
  • 月の途中からの転送開始につきましては、日割り計算にて精算対応しております。
  • 1ケ月の電話代行対応後、 電話代行受付した日時・受付担当者名・お客様名・御社担当者名・相手先電話番号を記載した「請求書兼作業報告書」をお送り致します。
    電話代行-請求書兼作業報告書サンプル
    毎月届けられる、電話代行の一覧を見ながら、再度「どういうお客様から電話がきたかな」と、確認できます。
    その事で、次の営業アプローチに可能性が広がります。
  • 電話代行・電話秘書・秘書代行は、単なる代行業務ではなく、お客様の社員になりきって、
    丁寧に受け答えし、お客様の会社の繁栄のお手伝をする事が私たちの使命と心がけております。
    電話オペレータへの教育も随時行っており、サービスの低下を防いでおります。
    安かろう悪かろうというサービスでは決してございません。
    平日受付だけに限定した事で可能になった格安電話秘書代行サービスです。
    せひ、一度、ご利用いただければと思います。

●ご利用規約
電話秘書代行サービスをご利用のお客様は、
 を必ずお読みください。
●申込みの際に必要となる書類
サービスのご契約には、弊社からお送りする申込書・利用規約同意書の他に
以下の書類のご用意をお願いいたします。

法人でのお申込み:3ヶ月以内に取得された登記簿謄本(履歴事項全部証明書)
個人でのお申込み:現住所が確認できる身分証明書のコピー
(免許証・保険証・住民票のいづれか一つ)

※平成20年3月1日開始の、「犯罪収益移転防止法」という法律により、専用電話番号をお貸しする場合は、お客様からの身分証明書の確認が法律で義務化されました。
※平成25年4月1日「犯罪収益移転防止法」の改正により、法人のお客様は 事業内容の確認が、個人のお客様は職業の確認または利用目的の確認(申告による確認)が義務化されました。
※平成28年10月1日「犯罪収益移転防止法」の改正により、法人のお客様は、登記簿謄本(履歴事項全部証明書)に加え、契約担当者本人の身分証の確認が義務化されました。

これは身分証無しで本サービスをご利用されますと、仮に何か犯罪が起きた際、
身分が不明な方が捜査対象となる確率が、より高くなる可能性があるからです。
その結果、何も犯罪にかかわっていないのに調べられるという事が発生し、お客様自身が不愉快な思いをしてしまいます。
そのようなことが起こらないよう弊社では事前に身分証を確認させて頂き、犯罪防止に努めております。 お手数をおかけ致しますが、何とぞご協力の程よろしくお願い致します。
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